הנה מצגת מתוך הוובינר שאנו מקיימים מדי פעם בנושא הנהלת חשבונות לעסק קטן:
הוצאות מוכרות
כל עצמאי יודע שאפשר לנכות מההכנסות את ההוצאות של העסק. אבל האם אתה מכיר את כל ההוצאות המוכרות?
נניח שפתחתי חנות יוקרתית לזכוכית ונציאנית בכיכר המדינה ומוכרת שם פיסלונים, מאפרות וואזות לאלפיון העליון שמגיע באופן קבוע לחנותי הצנועה..
בכדי לרכוש את אותם פיסלונים והמאפרות וכל יתר הפריטים הנפלאים, אני טסה מידי פעם לונציה.
בכדי לחסוך בהוצאות (הרבות!) שיש לי, החלטתי בצעד נועז לנהל את החשבונות לבד בעזרת תוכנה להנהלת חשבונות שמבצעת גם הפקת חשבוניות מס וקבלות.
אז בואו נראה מה מכל הכסף שזורם כאן, מוכר לרשויות המס ומה לא. מה זו הוצאה מוכרת?
זה כסף שיצא מן העסק ורשויות המיסים מכירות בה כהוצאה. ברור שאם אני מוכרת כלי זכוכית ונציאנים, הכלים הללו הם הוצאה מוכרת. גם שכר הדירה של החנות, החשמל עבור התאורה, נייר למדפסת וכו' נחשבים כהוצאה מוכרת.תוכנת הנהלת החשבונות, המחשב והמדפסת – אינם הוצאה ישירה, אלא הפחת בגין הציוד הנ"ל. גם אם הילד המעצבן של אחד מעשירי הארץ השתולל בחנות (כי רצה שאמא שלו תקנה לו עכשיו ומיד את הגרסה החדשה של Play Station) ושבר את הכלי הכי יוקרתי שלי – הכלי עדיין יחשב כהוצאה מוכרת – למרות שלא אוכל למכור אותו.
כרטיסי הטיסה שלי מוכרים, וגם הרכב השכור עד לתקרה, אבל אם אני אוכלת רק במסעדות 3 כוכבים של מישלן – מס הכנסה מכיר באש"ל (ארוחות, שתיה, לינה) רק בסכום מוגבל ליום. הסכום הזה מתעדכן מידי פעם. מס הכנסה בארץ כבר הבין מזמן שהעוסקים משתמשים בציוד של העסק לצרכים פרטיים. לכן, מע"מ מכיר רק ב-2/3 מהמע"מ של הדלק או 25% (תלוי בק"מ) (כי הוא יודע שאני משתמשת במכונית גם כדי להסיע את הילדים שלי לחוגים ולא רק לקחת את הסחורה). הוצאות הדלק של המכונית מוכרות רק 45% .
טלפון סלולרי לא פחות מורכב: 90 השקלים הראשונים בכל חודש אינם מוכרים כלל, שאר הסכום מוכר.
ועוד כמה הוצאות נפוצות:
תיקונים, הוצאות רישוי וביטוח של מכונית מוכרים ב-45% .
החזקה של אופנוע 125 סמ"ק ומעלה מוכרת כמו הוצאות רכב.
נסיעות במונית וברכבת מוכרות ב-100%!!!
אירוח במסעדות לא מוכר אלא אם מדובר באורחים מחו"ל וגם כיבוד (קפה ועוגות) מוכרים במשרד 80% .
לאלו מאיתנו שמנהלים את העסק מהבית, החישובים קצת מסתבכים:
רשות המס מכירה בחלק מהוצאות הבית כהוצאות של העסק: חשמל, מים, ארנונה, ועד בית, טלפון ואפילו נקיון (אם יש חשבוניות). החלק המדוייק המוכר תלוי בגודל הבית ובגודל העסק. הערכים המקובלים הם ¼ עד ⅓ מן ההוצאות. חשוב שנקצה חדר או לפחות פינה לעסק ובה נערום את כל הניירות והתיקים שמתלווים לניהול העסק.
מכל האמור לעיל אפשר לראות שקל לחסוך בהוצאות של הנהלת חשבונות כאשר מנהלים את החשבונות לבד – בעזרת תוכנה, אך בהחלט כדאי לפנות לרואה חשבון כדי שיגיש עבורינו את הדו"ח השנתי. הוא יודע בדיוק אלו הוצאות מוכרות וכמה מהן מוכר ולכן, רוב הסיכויים שהוא יחסוך לנו כסף של מיסים וגם נעבוד לפי החוק.
הפקת חשבוניות רק אחרי קבלת הכסף
מוכר לכם?
ביצעתם עבודה, סיימתם, ושלחתם ללקוח חשבונית מס ממערכת הנהלת חשבונות באינטרנט , ושילמתם את המע""מ ואת מקדמות המס. יכולים לעבור 3 חודשים עד שתקבלו את הכסף. בינתיים אתם במינוס בבנק.
אז מה עושים?
האם ידעתם שכבר לפני מספר שנים תיקנו את חוק במע"מ, ומאז כמעט כל העצמאים יכולים לשלוח חשבונית עסקה.
אז מה עושים?
חשבונית עסקה נראית בדיוק כמו חשבונית מס, רק שכתוב עליה חשבונית עסקה ולא חשבונית מס. תתפלאו אבל זה כל ההבדל.
החוק גם מחייב את הלקוח לשלם כנגד חשבונית עסקה ולא מאפשר לו להתחמק בתירוץ של ""אנחנו משלמים רק כנגד חשבונית מס"". אחרי שתקבלו את התשלום, העתיקו את חשבונית העסקה לחשבונית מס (עם כספית זה נעשה אוטומטית), ושילחו ללקוח חשבונית מס וקבלה. ככה תשלמו את המע""מ רק לאחר שתקבלו את הכסף מהלקוח. מבחינה פיננסית אנחנו קוראים לזה ""לעבוד עם הכסף של הלקוח ולא עם הכסף שלי"".
הפקת חשבוניות לתשלומים דחויים
קיבלתם מלקוח סידרה של שקים דחויים? אפשר להפיק חשבונית/קבלה ממערכת הנהלת החשבונות באינטרנט כמו כספית בענן, על כל הסכום. הרבה עצמאיים טועים ומפיקים ללקוח חשבונית/קבלה על כל הסכום.
זה כמובן חוקי, אבל זו טעות עסקית גדולה. אם אני אפיק ללקוח חשבונית/קבלה אחת על כל הסכום, אצטרך לשלם את כל המע""מ מראש. אבל את התשלום האחרון אקבל רק בעוד כמה חודשים. ומדובר לא רק במע""מ אלא גם במקדמות מס…
אז מה עושים?
קודם כל, נותנים ללקוח קבלה על כל הסכום.
זה החוק, וקבלה לא מחייבת אותנו לכלום.
אחר כך, מחכים. כשמגיע מועד הפירעון של השיק הראשון שולחים חשבונית על השיק הזה וכך ממשיכים עד שכל השיקים נפרעו.
כשמשתמשים בתוכנה כמו כספית, כספית תפיק עבורכם את החשבונית ותזכיר לכם להפקיד את השיק. יוצא שאנחנו עושים מה שצריך לעשות: משלמים את המע"מ בכסף של הלקוח ולא בכסף שלנו.
כדאי בלי כרטיסי אשראי?
אני לא יודעת למה אבל הרבה עצמאיים, גם בעלי עסקים ותיקים, שמנהלים את החשבונות שלהם באינטרנט, מתעקשים לא לקבל כסף מהלקוחות שלהם.
אני מתכוונת לאלה שלא מקבלים כרטיסי אשראי.
לדעתי, הם טועים בכל הטעויות הבאות:
1. הם מקשים על הלקוחות שלהם לשלם להם. כי לרוב הלקוחות הכי נוח לשלם בכרטיס אשראי.
2. הם לא מבינים שתשלום באשראי חוסך את מכת השקים החוזרים.
3. הם חושבים שהם קטנים מדי בשביל כרטיסי אשראי. זה לא נכון. חברות האשראי מוכנות לעבוד גם עם מי שסולק 100 ש""ח בחודש.
4.הם לא מבינים שכשמישהו משלם מראש עבור סדנא הוא יגיע!
כמה פעמים נתקלתם באנשים שמבטיחים להגיע ולא מגיעים?
5. חושבים שקבלת תשלום בכרטיס אשראי היא מסובכת. אז זהו שזה לא. חברות כמו UPAY פותחים חשבון בטלפון.
אין צורך בפגישה מוקדמת. דרך אגב, UPAY יעבירו את הכסף לחשבון שלכם למחרת. אפילו לא תצטרכו לחכות עד שהלקוח ישלם לחברת האשראי שלו.
