העזרה של כספית
840. יבוא של נתונים מרווחית לכספית
הקדמה
המטרה של האפליקציה RTC היא לאפשר לייבא בקלות נתונים מרווחית לכספית.
האפליקציה בנויה כבסיס נתונים של אקסס שיש בו טבלאות מקושרות גם לרווחית וגם לכספית. כשמפעילים את הלוגיקה של היבוא היא מעתיקה את הנתונים מהטבלאות של רווחית לטבלאות של כספית.
הכנות
1. האפליקציה נבנתה מול רווחית 3.11-07.01. יכולה להיות אי התאמה לגרסאות רווחית
קודמות משום שמבנה הטבלאות של רווחית השתנה בין הגרסאות.
יש שתי גרסאות של רווחית:
א. הגרסה הוותיקה עובדת עם Adaptive Server Anywhere. בכדי
להתחבר ל-DB של רווחית יש צורך בהתקנה של Adaptive.
הדרך הפשוטה ביותר להתקין אותו היא להתקין את רווחית. אם יש לך התקנה של
רווחית, גם אם הרישיון שלה כבר הסתיים, אז יש התקנה של Adaptive.
ב. גרסה שעובדת עם
SQL Server.
הקבצים של ה-DB יהיו בסיומת mdf (ולא db).
יש גם אינדיקציה בחלון של בחירת העסק:
במקרה זה יש צורך בהתקנה של
SQL Server Express (כדאי להתקין גם את
כלי הניהול).
2. מקנפגים את ה-Data Source Name (DSN) דרך ה-Control
Panel. הדוגמה היא לרווחית עם Adaptive:
פותחים את ה-ODBC Administrator ומקנפגים שם:
הפעלה
1. מפעילים את האפליקציה.
2. מוודאים שהשם של החברה ברווחית הוא אכן החברה שאנחנו רוצים לייבא ממנה.
3. מכניסים את המסלול ל-MDE של כספית, ולוחצים על כפתור עדכן. אם הכול תקין
האפליקציה תרענן את הקישור לכספית ותציג את שם החברה מספר 1 ב-MDE.
4. מוודאים שמיפוי של סיווגי התנועות הוא מלא (ראה הסבר בהמשך).
5. אם רוצים לעקוב אחרי מהלך היבוא (מומלץ) פותחים את חלון הניטור. האפליקציה כותבת לחלון את פקודות ה-SQL שהיא מפעילה וגם את הודעות השגיאה.
6. מייבאים את הנתונים. אם הכל תקין תוצג הודעה מתאימה בשורת הסטטוס שבתחתית המסך הראשי.
7. פותחים את כספית ובוחנים את הנתונים.
מיפוי של סיווגי תנועות
כספית ורווחית דומות באופן שהן מסווגות את ההוצאות לסוגים שונים. בכדי ליבא את
ההוצאות לכספית יש לוודא שלכל סיווג תנועה ברווחית יש מיפוי לסיווג תנועה מתאים
בכספית.
האפליקציה מגיעה עם טבלת מיפוי ברירת מחדל. רצוי לוודא שהמיפוי הוא מלא. זאת
משום שאפשר ליצור סיווגי תנועה ברווחית (כמו בכספית) ויתכן שיש הוצאות עם סיווגים
כאלה.
מציגים את טבלת המיפוי מן הטופס הראשי.
בתחתית הטבלה יש כפתור "בדוק". הוא מציג רשימה של סיווגי תנועות שיש ברווחית
ושיש הוצאות שמשתמשות בהם, ושאין להם מיפוי לכספית.
עוברים לכספית, מגדירים שם סיווג מתאים, מעדכנים את המיפוי, ובודקים שוב.
דוגמה
לסיווג הבא אין מיפוי בכספית:
כלומר יש ברווחית הוצאה אחת או יותר שמשתמשת בסיווג 500:
מגדירים את הסיווג בכספית לפי הפרטים שיש במסך "סיווגי תנועות שיש ברווחית שאין
להם סיווג מתאים בכספית":
חוזרים לאפליקציה ומוסיפים את המיפוי בטבלת המיפוי:
אם אתה מקבל הודעת שגיאה כזו:
אז הסיווג כבר קיים בטבלה .
ממשיכים עד שהרשימה ריקה:
אילו נתונים מיובאים מרווחית
פירוט של המסמכים והנתונים שמיובאים:
| שם המסמך ברווחית | האם מיובא לכספית ולאיזה מסמך? |
| פרטי העסק | פרטי העסק |
| לקוחות | לקוחות |
| ספקים | ספקים |
| חשבונית מס | חשבונית מס |
| חשבונית מס/קבלה | חשבונית מס/קבלה |
| קבלה | קבלה |
| חשבונית זיכוי | חשבונית זיכוי |
| חשבונית חיוב (מכונה גם חשבונית עסקה) | חשבונית עסקה |
| תעודת משלוח | לא מיובא |
| הצעת מחיר | לא מיובא |
| תעודת החזרה (תיעוד של החזרת מוצרים) | לא מיובא |
| הזמנה | לא מיובא |
| פריטים | פריטים |
| תעודת יציאה מהמלאי | לא מיובא |
| תעודת כניסה למלאי | לא מיובא |
| חשבונית קניות למלאי | הזמנת רכש |
| הפקדה | לא מיובא |
| חשבונית ידנית |
לא מיובא משום שלא מצאתי דרך לזהות חשבונית ידנית בספר
תקבולים ותשלומים |
| קבלה ידנית |
לא מיובא משום שלא מצאתי דרך לזהות קבלה ידנית בספר
תקבולים ותשלומים |
| חשבונית עצמית |
מיובאות רק התנועות של ההוצאה (לחשבונית עצמית יש גם תנועה של הכנסה
שלא מיובאת) |
| תשלום לספקים |
לא מיובא |
| חשבוניות ספקים ("הוצאות") |
הוצאות |
היבוא כולל זיהוי של מסמכים שסומנו "מחיר פריט כולל מע"מ". מחיר הפריט בכספית
לאחר היבוא יהיה לפני מע"מ.
זיהוי מסמכים שבוטלו ברווחית
כאשר מבטלים מסמכים ברווחית נוצרים המסמכים הבאים:
| המסמך שבוטל |
המסמכים שנוצרו כתוצאה מהביטול |
| חשבונית מס |
חשבונית זיכוי |
| חשבונית מס/קבלה |
חשבונית זיכוי
אם המשתמש לא שכח וביטל גם את חלק הקבלה: קבלה במינוס |
| קבלה |
קבלה במינוס |
האפליקציה מנסה לזהות חשבוניות מס שבוטלו ולקשר אותן לחשבונית זיכוי שנוצרו
נגדן. הזיהוי מתבסס על המלל שנכתב בחשבוניות זיכוי לכן הוא יכול להיכשל.
שם
לב ששני המסמכים (חשבונית המס וחשבונית הזיכוי) ייובאו לכספית, אבל פשוט לא יהיה
קישור בניהם.
הנחות
רווחית משתמשם בשדה הנחה לשני צרכים שונים: הנחה מסחרית שהמשתמש נותן ללקוח, וגם
לצורך הנחת עיגול. לדוגמה:
המשתמש הכניס הנחה של 10% שהם 8.181 ש"ח. רווחית הוסיפה הנחה נוספת בכדי לעגל את
המחיר.
ביבוא לכספית ההנחה תראה כך:
כלומר, ההנחה בפועל היא 10.4%. מה שחשוב הוא שהמספרים הכספיים ברווחית ובכספית
מתאימים.
קינפוג של כספית
מאחר שרווחית תומכת בחיוב במט"ח, יש בה פריטים, ואין בה מסמכים מעורבים
הקונפיגורציה המתאימה בכספית היא:
כספית+מלאי, בפרטי העסק, לשונית הגדרות מסמכים: כן - הצג מטבעות במסמכים, לא -
חשבוניות מעורבות.
השימוש בנתונים בכספית
חשוב להבין שהאפליקציה לא מייבאת את כל הנתונים שישנם ברווחית (לדוגמה: אין יבוא
של חשבוניות ידניות ולא של קבלות ידניות). המשמעות היא שאין לסמוך על הנתונים
בכספית לצורך חישוב דו"ח מע"מ, או חישוב דו"ח מקדמות מס.
אם יש צורך להכין דו"ח מע"מ (או דו"ח מקדמות מס) יש ליצור אותו ברווחית!
הודעות שגיאה
1. עדכון הקישור לכספית:
טעות במסלול. הקובץ לא קיים.
2. 
אתה משתמש בגרסה לא מתאימה של כספית. בטבלה חסר שדה. השתמש בכספית 3.272 או
מאוחרת יותר.
3.מיפוי סיווגים -- אם אתה מקבל הודעת שגיאה כזו:
אז הסיווג כבר קיים בטבלה .
4. 
ה-DB של רווחית הוא מגרסה ישנה של רווחית שלא מתאימה ל-RTC. למעשה תיאור השגיאה בהודעה אינו נכון:
הטבלה נמצאת, אבל חסרה עמודה בטבלה, ולכן השאילתא נכשלת.
עודכן או נוסף בגרסה:
<< חזרה לעזרה של כספית