התיעוד הוא עבור כספית השולחנית (כספית אקסס) ולא עבור כספית בענן

העזרה של כספית

590. יבוא חיובים מאקסל

המודול מאפשר לייבא חיובים מקובץ אקסל או CSV וליצור מהם חשבוניות, חש/קבלה, ולחייב את כרטיס האשראי של הלקוח.

מבנה הקובץ נועד לאפשר לך גמישות מירבית בהגדרת החיובים, כולל:

  • יצירת חשבונית מס (חשבון בגרסת עמותות) עם שורה אחת או יותר ,

  • יצירת חש/קבלה (חשבון/קבלה בגרסת עמותות)עם שורת פירוט אחת או יותר ושורה אחת בשורות בקבלה,

  • יצירת קבלה (בגרסת עמותות: גם יצירת קבלה לתרומה) עם שורה אחת או יותר,

  • סליקה של כרטיסי אשראי -- לצורך כך, יש להפעיל את מודול הסליקה כפי שמפורט כאן: סליקת כרטיסי אשראי. ניתן לסלוק מול כל אחת מחברות האשראי שנתמכות על-ידי כספית.

אופן ההפעלה של המודול

  1. מייצרים את קובץ האקסל במבנה המתאים.

  2. מייבאים אותו לכספית. אנו ממליצים לנסות את הקובץ בעסק לניסיון לפני שאתה קולט אותו בעסק האמיתי שלך.
    במהלך הניסיונות שלך אל תשכח לשנות את הדגל של האם לחייב כרטיס אשראי (עמודה X) ל-"לא", אחרת תחייב את הכרטיס של הלקוח מספר פעמים!

  3. נכנסים לכספית

  4. אם יש שגיאות סליקה (השגיאות תוצגנה למסך, וגם תרשמנה בשדה פרטים בפנקסים המתאימים וגם בדוח שגיאות), מתקנים וסולקים מתוך המסמך המתאים.

  5. מדפיסים את המסמכים מהפנקסים המתאימים.

מבנה הקובץ הוא זה:

מספר שורה תוכן
1 תא A1 משמש לפירוט קצר של תוכן הקובץ. כספית שומרת את תוכן התא בטבלה DataImports שבה יש רשימה של כל הקבצים שיבאת למערכת.
2 כותרות של העמודות.
3 כאן מתחיל התוכן הממשי של הקובץ.

העמודות של הקובץ

עמודה תיאור העמודה
A תאריך החיוב. לדוגמה: היום 23/3/2010 ואתה יוצר חיוב שמתוארך ל 1/4/2010. כתוב בתא 1/4/2010 [שדה חובה]
B מספר הלקוח - המספר של הלקוח במערכת שלך. כלומר זה המפתח הזר שאתה שולח לכספית. בשלב זה(של פיתוח המודול. יתכנו שינויים בעתיד) כספית משתמשת במפתח רק כדי לבדוק אם הלקוח קיים או לא בכספית. אם הלקוח לא קיים (הזיהוי הוא לפי המפתח הזר ששלחת), כספית יוצרת אותו. הפרטים של הלקוח שיוצגו במסמך נלקחים מהאקסל כל פעם מחדש.
C שם הלקוח - יוזן לשדה שם העסק של המסמך.
D ת"ז או ע"מ של הלקוח. זכור שהחל מ 1/1/2010 חל שינוי בחוק המע"מ ויש צורך לרשום על החשבוניות את מספר הע"מ של הלקוח. כמו-כן מספר הת"ז/ע"מ נשלח למודול הסליקה של כרטיס האשראי.
E כתובת 1.
F כתובת 2. לדוגמה: מספר דירה, מספר תא דואר.
G ישוב.
H מיקוד.
I תיאור החיוב - יוזן לשדה שם הפריט בחשבונית [שדה חובה, פרט לשורה שמייצגת שורת קבלה]
J כמות - מספר היחידות. שדה נומרי. יכול להיות גם לא שלם. [שדה חובה, פרט לשורה שמייצגת שורת קבלה]
K חיוב לפני מע"מ - שדה מספרי. העלות של יחידה אחת לפני מע"מ. [שדה חובה, פרט לשורה שמייצגת שורת קבלה]
L האם לחייב מע"מ ברמת החשבונית. ברירת מחדל היא "כן". מיועד לאפשר לך להפיק חשבוניות ללא מע"מ.
M הנחה - סכום ההנחה בש"ח. אם אין הנחה הכנס כאן 0.
N תאריך אחרון לתשלום - השדה רלוונטי רק לחשבוניות (ולא לחש/קבלה). אם יש תאריך אחרון לתשלום הכנס אותו כאן.
O האם לעגל את המחיר לשקלים שלמים. ברירת המחדל היא "לא".
P אופן התשלום - השדה מאפשר להגדיר חשבונית (אופן התשלום = 0) אן חש/קבלה (אחרת). בחש/קבלה ניתן ליצור את חלק הקבלה עבור תשלום במזומן, בשיק או בכרטיס אשראי.
אם אופן התשלום הוא בכרטיס אשראי אז כספית תחייב את הלקוח אם בעמודה X יהיה כתוב "כן".
Q מספר כרטיס האשראי או מספר החשבון בתשלום בשיק
R CVV - המספר בן 3 ספרות (באמריקן אקספרס - 4 ספרות) בצד האחורי של הכרטיס. מיועד לחיובים בכ"א ונשלח למודול הסליקה.
S מספר השיק בתשלום בשיקים.
T תאריך תוקף של כרטיס האשראי (עבור 12/11 הכנס 1/12/2011), או תאריך הפרעון של השיק.
U מספר הבנק - עבור תשלום בשיק.
V סניף - עבור תשלום בשיק.
W הסכום ששולם - שדה חובה עבור תשלום במזומן, בשיק, או בכרטיס אשראי אם לא ציינת לחייב את הלקוח.
אם התשלום הוא בכרטיס אשראי וציינת "כן" בעמודה האם לחייב את הכרטיס, אז אין צורך לציין את הסכום לתשלום. כספית תחשב את סכום חלק החשבונית, תיצור שורת קבלה מתאימה ותחייב את הלקוח דרך מודול הסליקה.
X האם לחייב את כרטיס האשראי של הלקוח. ברירת המחדל היא לא.
Y הערות ללקוח.
Z פרטים לא ללקוח -- פרטים שנרשמים בחשבונית (או בקבלה) אבל לא מוצגים ללקוח.
AA מפתח זר של החיוב. אם כבר קיים מסמך מתאים (כלומר, כבר קיימת חשבונית, חש/קבלה, קבלה עם המפתח הזר), אז כספית לא תיצור חשבונית או חש/קבלה חדשה , אלא תמשיך לחיוב הבא.
המטרה היא לאפשר לך לקלוט את הקובץ פעם נוספת לאחר שתיקנת בו טעויות.
AB סוג המסמך - העמודה היא הרחבה  המאפשרת לקלוט גם קבלות או קבלות לתרומה.
עבור חשבוניות ועבור חש/קבלה אים לעמודה חשיבות.
עבור קבלות סמן 2 (או 3)
עבור קבלות.תרומה  סמן 19
הסבר: המודול הורחב בכדי לאפשר לקלוט גם קבלות וקבלות תרומה. לכן היה צורך לסמן את המסמך המתאים. המספרים 2 ו-19 הם מספרי המסמכים בכספית. המספר 3 נועד לתמוך בקוד שכבר היה קיים בעבר.
AC טלפון 1 - לדוגמה הטלפון בעבודה
AD טלפון 2 - לדוגמה טלפון נייד
AE כתובת המייל של הלקוח
AF מספר הלקוח בכספית

הערות שונות:

כספית מאחדת את כל שורות החיוב בין שם לקוח אחד לבא אחריו למסמך אחד.

נתונים ברמת המסמך (לדוגמה: תאריך המסמך, לחייב מעמ, הערות ללקוח) נלקחים רק מהשורה הראשונה שבה מתחילים החיובים של המסמך. כספית מתעלמת מהערכים של העמודות האלה בשורות החיובים הבאות של המסמך.

כספית עוברת על שורות החיוב עד שהיא מגיעה לשורה ריקה. כספית מזהה את השורה האחרונה בקובץ באופן הבא: שם הלקוח ריק וגם אין תיאור החיוב וגם התא של אופן התשלום ריק. המשמעות היא שלא יכולה להיות שורת חיוב לגיטימית שכל הערכים האלה ריקים בה.

סה"כ השורות בקובץ מוגבל ל-10000. אם יש לך יותר חיובים פצל אותם למספר קבצים.

שאלות נפוצות

  1. האם CSV גם נתמך או רק קובץ אקסל ממש?
    1. תשובה: בבדיקה שלנו ראינו שגם קובץ CSV שנוצר על-ידי אקסל יובא ללא תקלות לכספית. הקובץ מצורף בסוף הדף.
      הבדיקה נעשתה על מחשב שמותקן בו אקסל 2007. אנחנו משתמשים ב-      Automation של אקסל בכדי לייבא את הקובץ. לכו יתכן ובמחשב שמותקן בו אקסל 2003 יהיו תוצאות שונות.
  2. האם יש תמיכה גם בחשבונית עסקה בממשק?
    1. תשובה: לא, המימשק אינו תומך ביצירה של חשבוניות עסקה.
  3. האם יש תמיכה בהצעת מחיר (חשבון עסקה) בממשק?
    1. תשובה: חשבון עסקה הוא לא הצעת מחיר. אלו שני מסמכים שונים. בכל אופן, המימשק לא תומך ביבוא של חשבון עסקה ולא ביבוא של הצעת מחיר. בכספית אין אפשרות ליצור חשבון עסקה. יש אפשרות ליצור הצעות מחיר. אם דרוש לך מימשק כזה אנו מציעים להשתמש ב-API של כספית.
  4. האם יש ממשק בכיוון ההפוך (לשם הצגת מצב חיובים, מאזן לקוח וכד')?
    1. תשובה: יש ממשק כזה דרך ה-API של כספית.
  5. ישנן חשבוניות שבהן ישנם מספר פריטים שעל חלקם יש לחייב מע"מ ועל חלקם אין מע"מ (אגרות, שירותים בחו"ל וכו'). האם ניתן לייצג מצב שכזה בממשק?
    1. תשובה: לא, המימשק לא תומך ביצירת חשבוניות מעורבות. בשלב זה, גם ה-API של כספית לא תומך ביצירת חשבוניות מעורבות.
  6. האם ניתן להפיק שתי חשבוניות נפרדות לאותו לקוח (אם אין עוד לקוחות באותו יצוא) ?
    1. תשובה: כן, ניתן ליצור מספר חשבוניות לאותו הלקוח. אין קשר לכך שיש או אין לקוחות נוספים בקובץ.
  7. כיצד כספית מזהה לקוחות קיימים?
    1. כספית בודקת את הנתונים לפי הסדר הבא:
      1. האם יש ערך בשדה מספר הלקוח בכספית (עמודה AF).
            אם כן, כספית מניחה שהלקוח קיים במערכת ותשלוף אותו. אם הלקוח לא קיים, כספית תיצור לקוח חדש.
      2. אם לא אז האם יש ערך בשדה מספר הלקוח במערכת המקור (עמודה B).
            אם כן, כספית מניחה שהלקוח קיים במערכת ותשלוף אותו. אם הלקוח לא קיים, כספית תיצור לקוח חדש.
      3. אם לא אז האם יש ערך בשדה מספר עוסק מורשה (עמודה D).
            אם כן, כספית מניחה שהלקוח קיים במערכת ותשלוף אותו. אם הלקוח לא קיים, כספית תיצור לקוח חדש.
  8. אילו בדיקות כספית מבצעת על הנתונים?
    1. כספית בודקת את שם הלקוח ואת מספר הע"מ שלו. כלומר, אם הלקוח קיים אבל שמו או מספר הע"מ שלו בקובץ היבוא שונים מהנתונים הקיימים בכספית, אז כספית לא תייבא את הלקוח ותציג שגיאה.

דוגמאות

הדוגמאות הבאות משלבות הדגמה של יצירת מסמכים שונים ופרטים שונים במסמך (עיגול מחיר, מספר שורות וכו').

יצירת חשבונית. דוגמה למתן הנחה ולעיגול מחיר

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z AA AB AC AD AE AF
תאריך החיובים: 01/04/2010 - 30/04/2010, תיאור: חיובים עבור אירוח בחוות השרתים אפריל 2010  
תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
29/04/2010 לבעמריעמרי לב063637788משק 45 מושב עולש61445אירוח שרת 2118.655030/05/2010כן 0לא רלוונטי לחשבונית תודה שהשתמשת בשירותינו נתב 627 T5256 09-82765427 052-8987654 alex@jafa.biz  

יצירת חשבונית ללא חיוב מע"מ

תאריך החיובים: 01/04/2010 - 30/04/2010, תיאור: חיובים עבור אירוח בחוות השרתים אפריל 2010  
תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
29/04/2010 רנעמרם רן עמרם הצדף 5 שכונה ה' אילת 34781 אירוח שרת 3 118.65 לא 0 15/05/2010 לא 0 לא רלוונטי לחשבונית תודה שהשתמשת בשירותינו T5256 09-82765427 052-8987654 alex@jafa.biz  

יצירת חש/קבלה עבור תשלום במזומן. דוגמה למסמך עם מספר שורות חיוב

תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
05/04/2010 יעקשיט יעקב שיטרית 023456789 מנחם בגין 33 תל אביב 22667 גיבוי נתונים 4/2010 1 169.55 כן 0 לא 1 1,592.88 תודה שהשתמשת בשירותינו החלפת דיסק על-ידי ארי 2/4/10            
דיסק IBM I889 1 588.67 0            
החלפת דיסק 1.5 172.67 0            
אירוח שרת 3 118.65            

יצירת חש/קבלה עבור תשלום בשיק. שתי שורות קבלה.

תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
30/04/2010 חיזקי חיים חיזקיהו 123456789 ששת הימים 766 דירה 14 קריית שמונה 66789 גיבוי נתונים 4/2010 1.5 169.55 0 כן 2 36367 3118 01/11/2011 10 556 279.00 תודה שהשתמשת בשירותינו            
2 36367 3119 01/12/2011 10 556 100.00            

יצירת חש/קבלה עבור תשלום בכרטיס אשראי וחיוב הלקוח

תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
10/04/2010 יפעמלא יפעת מלאך 057507766 המייסדים 4 ת.ד. 675 קדימה 45667 גיבוי נתונים 4/2010 1 169.55 כן 0 לא 3 4580458045801220 123 01/11/2011 כן תודה שהשתמשת בשירותינו            
IP קבוע 1 72.67 0            
אירוח אתר 1 72.67 0            

כספית תיצור את החש/קבלה ותנסה לחייב את הלקוח. אם החיוב הצליח כספית תדפיס את השובר של התשלום בכרטיס אשראי.
אם החיוב נכשל פרטי השגיאה יכתבו בשדה פרטים של החש/קבלה. ראה במסגרת האדומה שבדוגמה:

שגיאה בסליקה

שם לב, שכספית קוצצת את מספר כרטיס האשראי בשורת הקבלה ל-4 ספרות אחרונות. במקרה של תקלה בסליקה, המספר המלא נרשם בפרטים (השדה אינו מודפס ללקוח).
אנו ממליצים שלא לשמור מספרים של כרטיסי אשראי בכספית. אחרי שתסלוק את הכרטיס' מחק את המספר מהשדה פרטים.

יצירת קבלה רגילה

תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם  לחייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
04/03/13 536 רונן אבוקסיס 057507766 המייסדים 4 ת.ד. 675 קדימה 45667               3 4580458045804580 123   01/11/16     10.00 כן תרומה להצלת חיים   64651 2        
                              3 5326101300003193 123   01/04/15     10.00 כן                
                              2 2525/56   500070 23/07/14 10 889 20.00                  

דוגמה לקבלה

יצירת קבלה לתרומה (אפשרי רק בגרסת עמותות)

תאריך* מספר הלקוח (במערכת המקור) שם הלקוח ת"ז/ע"מ של הלקוח כתובת1 כתובת2 ישוב מיקוד תיאור החיוב* כמות* חיוב לפני מע"מ* לחייב מע"מ (כן/לא) הנחה בש"ח תאריך אחרון לתשלום (רלוונטי רק לחשבונית) לעגל מחיר (כן/לא) אופן התשלום (0-אין תשלום צור חשבונית, 1-מזומן, 2-שיק, 3-כ"א) מספר כרטיס אשראי/מספר חשבון CVV2 (רק לכרטיסי אשראי) מספר השיק (רק לשיקים) תוקף/תאריך פירעון מספר הבנק סניף הסכום ששולם חייב את כרטיס האשראי (כן/לא) הערות ללקוח פרטים (לא ללקוח) מפתח זר של החיוב סוג המסמך טל 1 טל 2 מייל מספר הלקוח בכספית
04/03/13 536 רונן אבוקסיס 057507766 המייסדים 4 ת.ד. 675 קדימה 45667               3 4580458045804580 123   01/11/11     11.00 כן תהילים נגד טילים 64652 64652 19        

קבלה לתרומה

ניטור ההפעלה של המודול וטיפול בשגיאות

  • במהלך ההפעלה של המודול ההתקדמות שלו (מספר שורה, התקשרות לשרת הסליקה) נרשמת בשורת הסטטוס ("סטטוס בר") של אקסס (שנמצאת בתחתית המסך של כספית).

  • כל הפעילות של המודול: יצירת לקוחות או עדכונם, יצירת מסמכים, סליקות של כ"א, ושגיאות שמתרחשות במהלך הריצה של המודול נשמרות לטבלת שגיאות.
    הדוח מוצג למסך בסיום התהליך.
    ניתן להציג את הדו"ח מהפעם האחרונה של הפעלת המודול מכפתור דוח יבוא חיובים.

  • שגיאות שמתרחשות במהלך הסליקה של כרטיסי אשראי נרשמות גם בשדה פרטים של המסמכים השונים .
    השגיאות גם נרשמות לדוח שגיאות שאותו אפשר להציג ממסך ממשק דוחות.

  • בסיום הפעולה מוצגת הודעה למסך של כספית ומוצג דוח יבוא חיובים

  • סליקות מוצלחות של כרטיסי אשראי נרשמות לדוח אירועים שגם אותו אפשר להציג ממסך ממשק דוחות:

    שגיאה בסליקה

קבצים לדוגמה

  • קובץ אקסל ובו דוגמאות שונות לחיובים: Charges.7z


עודכן או נוסף בגרסה: 3.600



<< חזרה לעזרה של כספית