שאלות נפוצות

56. כיצד מנהלים קופה בעזרת כספית?

שאלה:
אנחנו מעוניינים להבין כיצד ניתן לנהל קופה באמצעות הכספית. ניסינו להתעסק עם זה אבל לא מצאנו את הדרך . אנו רוצים לראות את סך הצ'קים והמזמן שנכנסו לקופה ושתהיה לנו האפשרות לסמן כאשר אנו מפקידים אותם.
תשובה:
הנה העקרונות לניהול קופה עם כספית:
1. בסופו של כל יום עבודה חשוב להשוות את הכסף שנמצא בקופה (שיקים, תשלום בכרטיסי אשראי, מזומן) לדוח הקופה של אותו יום. צריכה להיות התאמה מלאה בין השניים. יש להדפיס את דוח מצב הקופה (מהמסך הראשי בוחרים בדו"ח "מצב קופה") ומשווים לסיכומים של השקים, שוברים של כרטיסי האשראי והמזומן.
2. שימו לב לנושא השיקים: הם עוברים פעמיים בקופה:
א. פעם ראשונה ביום בו תקבלו.
ב. פעם נוספת ביום הפרעון שלהם. יש עסקים שמחזיקים את השיקים הדחויים בכספת שבבית העסק. במקרה זה השיק חוזר לקופה ממש באופן פיזי ביום הפירעון: אז מוציאים אותו מהכספת ומעבירים אותו לקופה.
ג. לכן בדו"ח מצב קופה יש שתי רשימות של שיקים:
i. השיקים שהתקבלו היום.
ii. השיקים שמועד פרעונם חל היום.
3. בסוף כל יום עבודה מקובל להעביר את השקים שהגיע מועד הפרעון שלהם והמזומנים לבנק. הפעולה הזו מכונה "הפקדה".
א. מהמסך הראשי בחרו ב"הפקדות בנקים". בוחרים ב"הפקדה חדשה" ומסמנים שם את כל אמצעי התשלום (שיקים ומזומן) שהופקדו באותו יום בבנק.
ב. מדפיסים את ההפקדה ואז משווים את ההפקדה שנרשמה בכספית להפקדה שנרשמה בבנק. כמובן שצריכה להיות התאמה מלאה.
ג. מתייקים את ההפקדה בקלסר.
דו"ח קופה לתקופה
דו"ח נוסף שיכול לעזור הוא "דו"ח קופה לתקופה" (מהמסך הראשי, בוחרים ב"ממשק דוחות" ושם בוחרים ב" דו"ח מצב קופה לתקופה"):
דו"ח קופה הוא בדרך כלל ליום מסוים . ואילו דו"ח קופה לתקופה הוא לתקופה מסויימת. הוא מתעד את כל אמצעי התשלום שעברו בקופה בתקופה הזו. כדאי להפיק "דו"ח קופה לתקופה" בסוף כל חודש ואז להשוות לכסף שהועבר בפועל לבנק עם מה שנמצא בקופה בסוף החודש. צריכה להיות התאמה מלאה בין השניים. אם אתם נעזרים ברואה חשבון לניהול העסק שלכם, זה אחד הדו"חות הראשונים שהוא בודק ומשווה לתנועות בבנק, בכדי לוודא שלא "חסר" (בטעות כמובן) כסף בעסק.
מה זה דו"ח גביה?
דו"ח נוסף שעוזר לבדוק שהכל תקין, הוא "דו"ח גבייה לתקופה" (בוחרים במסך הראשי ב"מימשק דו"חות" ושם בוחרים ב"דו"ח גבייה לתקופה").
הדו"ח דומה מאד לדו"ח קופה אבל שונה במקצת:
1. הוא דו"ח על תקופה מסויימת, בדרך כלל חודש.
2. הוא מציג את כל אמצעי התשלום (שיקים, מזומן, וכרטיסי אשראי) שעברו בקופה. אין בו התייחסות מיוחדת לשיקים הדחויים. כלומר, השיקים מוצגים בתאריך שבו התקבלו ולא בתאריך הפרעון שלהם.
הדו"ח שימושי מאד לרואה החשבון של העסק (וכמובן גם לבעל העסק) שרוצה לוודא בסוף כל חודש, שכל הכסף שהוא שנגבה נמצא בבנק או בכספת שבבית העסק.

עודכן או נוסף בגרסה:

<< חזרה לשאלות נפוצות