מחפש המלצה על תוכנת הנהלת חשבונות?
הנה מה שאנחנו חושבים שחשוב לבדוק כאשר בוחרים בתוכנה להנהלת חשבונות.
הנהלת חשבונות לעסק קטן היא לא מסובכת אבל חשוב שבמערכת שתבחר תענה צרכים שלך.
דסקטופ על המחשב האישי או בענן?
המגמה היום היא למעבר למערכות הנהלת חשבונות בענן. אבל עדיין יש הרבה עסקים שבוחרים להמשיך ולהשתמש במערכת המהלת חשבונות מקומית שמותקנת על המחשב שלהם.
היתרון של מערכת אינטרנטית הוא שהיא זמינה מכל מקום שיש בו קישור לאינטרנט. החיסרון הוא שלעיתים יש תקלות בשרתים של החברה ואז השירות לא זמין. בנוסף ישנה בעיית פרטיות. המידע נמצא על השרתים של החברה ויש להם אפשרות "להציץ" בו. בכספית אנו לא מאפשרים לאנשי הצוות להיכנס לחשבון שלך ללא הרשאה שרק אותה יכול לתת להם.
היתרון של מערכת מקומית (דסקטופ על המחשב האישי) לעומת מערכת אינטרנטית (בענן) הוא בראש ובראשונה שהיא פרטית לחלוטין ורק לך יש גישה לנתונים שלך. יתרון נוסף הוא המהירות. אין תחרות למהירות שבה מערכת מקומית יכולה לעבוד. למרות שמהירות הגלישה באינטרנט עולה כל הזמן, עדיין המערכות האלה קצת איטיות.
החיסרון של מערכת מקומית הוא שיש צורך לגבות את הנתונים לבד. אם רוצים לגשת למערכת מחוץ למשרד או לבית זו יכולה להיות בעיה, אלא אם כן משתמשים בתוכנת גישה מרחוק. אם רוצים להפעיל אותה במקביל עם מספר משתמשים אז צריך להתקין את המערכת ברשת מקומית. זה דורש קצת ידע טכני.
לכספית יש שתי גרסאות: כספית בענן שהיא אינטרנטית, וכספית אקסס היא דסקטופ. כך שהבחירה היא בידך.
מסמכים שאפשר להפיק מהמערכת
כל התוכנות יאפשרו לך להפיק את המסמכים הבסיסיים כמו חשבונית מס, קבלות וחש/קבלה. אבל אם יש לך צורך בתעודת משלוח, חשבונית עסקה, החזר כספים או הזמנת רכש ("חשבונית" שמפיקים לספק) חשוב לוודא שהם קיימים בתוכנת הנהלת החשבונות שאתה בודק.
ניהול מלאי
ישנם עסקים שאין להם מלאי. לדוגמה: רואי חשבון, עורכי דין, אדריכלים. אבל עסקים אחרים מוכרים פריטים שהם מחזיקים במלאי. חשוב שתוכנת הנהלת החשבונות תאפשר לך להגדיר את הפריטים, להוסיף להם תמונות, מק"ט ופרטים אחרים. תוכנת הנהלת חשבונות טובה גם תאפשר לך לנהל את המלאי, כלומר לקלוט רכש של פריטים חדשים, להחסיר פריטים מהמלאי לאחר שמכרת אותם, תתריע לך שהמלאי קרוב להיגמר וכו'.
כל היכולות האלה קיימות בכספית בענן.
סליקת כרטיסי אשראי
האם יש לך צורך בסליקת כרטיסי אשראי? אם כן, חשוב לבחור במערכת שיש לה סליקת אשראי מובנית.
דרך אגב, אם התשובה שלך היא לא, אז למה לא בעצם? סליקת כרטיסי אשראי אולי נראית מסובכת אבל בפועל זה ממש לא מסובך. אחרי שיוצאים לדרך רואים שזו הדרך הקלה ביותר לגבות היום כספים.
בכספית אנחנו מאפשרים לך לרכוש שירותי סליקה ישירות מאיתנו. אנחנו גם תומכים במסופי סליקה כולל מסופי סליקה EMV החדשים.
צרכים יחודיים
יומן רופא? אם אתה רופא, פסיכולוג, וטרינר או מטפל פארארפואי אתה צריך לנהל יומן רופא.
עורך דין? – תוכנה להנהלת חשבונות לעורכי דין שונה מתוכנת הנהלת חשבונות רגילה בדוק שהתוכנה שבחרת עונה לצרכים המיוחדים שלך. לדוגמה: מבנה מתאים של חשבוניות מס, ניהול פיקדונות, חיוב לקוחות בהוצאות.
עוסק פטור? גם למערכת הנהלת חשבונות לעוסקים פטורים יש צרכים מיוחדים כי הם לא מפיקים חשבוניות מס אלא רק חשבוניות עסקה וקבלות.
אם אתה מוכר לרשתות (כמו שופרסל או מכבי) אתה זקוק לאינטגרציה עם סטורנקסט ואפשרות ליצוא לקובץ 100.
ניהול לקוחות
האם העסק שלך "פשוט" או "מסובך"? הכוונה היא זו: אם הלקוחות שלך רוכשים מוצר או שירות ומשלמים במקום — העסק פשוט. אין חובות.
אבל אם תהליך המכירה שלך ארוך. כלומר, קודם כל אתה מתחיל במשלוח הסחורה הוא מתן הישרות ורק אז גובה את התשלום — העסק מסובך. צריך לנהל את החוב של הלקוח, לדעת לתזכר אותו כשהוא מאחר לשלם, לדעת להסביר לו למה וכמה הוא חייב.
בכספית יש המון יכולות שעוסקות בניהול הלקוחות: אנחנו מאפשרים לך לנהל יתרת חוב לפי חשבוניות עסקה ולא רק לפי חשבוניות מס. בנוסף תוכל להדפיס את החוב הנוכחי של הלקוח בחשבונית המס, לצפות בחשבוניות באיחור, לראות פירוט ויתרה מתגלגלת בכרטיס לקוח, ולשלוח מכתבי התראה באופן אוטומטי.
תמיכה
מאד מאד חשוב לוודא לפני שמתחילים לעבוד עם המערכת שיש מערך תמיכה יעיל. זה כולל קודם כל מענה טלפוני מהיר. אבל חושב גם לוודא שיש עזרה ברורה בנויה בתוך המערכת. תמיכה בווטסאפ היא יתרון נוסף.
אנחנו בכספית מאמינים שהתמיכה בלקוחות היא חלק בלתי נפרד מהתוכנה, לכן אנחנו תומכים בטלפון בין 8 בבוקר ל-6 בערב. אחנו גם תומכים בווטסאפ, ובמייל. פעמים רבות אנחנו גם תומכים בימי שישי ובשעות הערב המאוחרות, כי אנחנו יודעים שהרבה בעלי עסקים קטנים מתפנים להנהלת החשבונות שלהם רק בסיום יום העבטדה.
עלות
העלות היא חשובה. אבל שמנו אותה המקום אחרון משום שהעלות של מרבית התוכנות להנהלת חשבונות לעסק קטן היא דומה. חשוב יותר שהתוכנה והחברה שמאחרויה יהיו ותיקות ואמינות. כספית פועלת מאז שנת 2004 והיא אחת מתוכנות הנהלת החשבונות הותיקות במשק.
אנחנו מציעים לך מחיר תחרותי. ביססנו את התמחור שלנו על מחיר בסיסי ותמחור נפרד למודולים הרבים הנוספים שאנחנו מציעים. כך תוכל לרכוש בדיוק את מה שאתה צריך ולא לשלם עבור מה שאתה לא משתמש בו.
לסיכום, סקרנו כאן מספר היבטים של תוכנת הנהלת חשבונות מומלצת. אנחנו מאמינים בכספית שלנו, ויש לנו אלפי לקוחות שמשתמשים בכספית מדי יום.
מאחלים לך הצלחה עסקית גם את תבחר להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מומלצת אחרת.
