המסמך מתעד את אופן ההפעלה של דו"ח יתרת לקוחות בתוכנת כספית. דו"ח יתרת לקוחות מציג את הלקוחות ישי להם יתרה גדולה מ-2 ₪ בחובה (כלומר, חייבים כסף לעסק) או בזכות (כלומר, העסק חייב להם שירותים או סחורה).

בדו"ח מוצגים היתרה, ופרטי הקשר הבסיסיים: שם העסק, שם איש הקשר, טלפונים וכתובת מייל.

יתרה שלילית מודגשת ברקע כתום.

במסמך מוסבר אופן החישוב של יתרת לקוחות במצבים שונים.

כספית מציגה את יתרת הלקוח במסכים הבאים:

במסך כרטיס לקוח בלשונית כרטסת.
במסך יתרת לקוחות לשונית יתרת לקוחות שמוצג מהמסך הראשי של כספית.
בדו"ח יתרת לקוחות שניתן להדפיס אותו ממסך יתרת לקוחות.
אם נבחרה האופציה הדפס יתרה המסך פרטי העסק, בהדפסת חשבוניות. היתרה שמודפסת מחושבת לפי חש מס וקבלות (ולא כוללת חש/עסקה).

אופן החישוב של יתרת הלקוח

באופן פשטני יתרת הלקוח מחושבת לפי סכימה של הקבלות שהלקוח שילם ומהן מפחיתים את סכום החשבוניות שהופקו ללקוח.

חש/קבלה נכנסות לחישוב כאילו פיצלנו את חלק החשבונית מחלק הקבלה וסכמנו אותם בנפרד.

חש/זיכוי נכנסות לחישוב לצד החשבוניות אבל בסימן מינוס.

תעודות החזר תשלום נכנסות לצד הקבלות אבל בסימן מינוס.

אם מתחשבים גם בחשבוניות עסקה אזי צריך להתחשב במצבים הבאים:

חשבונית עסקה ללא חשבונית מס או חש/קבלה שקשורה אליה – סכום החשבונית עסקה נכנס כולו לצד החשבוניות בחישוב לעיל.
חשבונית עסקה שיש לה חשבונית מס או חש/קבלה אחת או יותר שהופקה ממנה – צריך להפחית מסכום חשבונית העסקה אם סכום בחשבוניות שהופקו ממנה. הסכום שנותר נכנס לצד החשבוניות בחישוב לעיל.

אופן החישוב הזה מביא לחישוב נכון של היתרה גם במצבים מורכבים כמו קבלה אחת לשתי חשבוניות, תשלום חלקי של חשבונית וכו'.

מסמכים שלא הודפסו או מסמכים שבוטלו אינם נכנסים כלל לחישוב.

זהוי המסמכים שהביאו ליתרת לקוח

באופן טבעי, כאשר יתרת הלקוח שונה מאפס יש עניין להבין ממה מורכבת יתרת הלקוח. במקרה הפשוט ביותר, לדוגמה: ללקוח יש חשבונית מס אחת שלא שולמה עדיין קל מאד להבין את היתרה.

במיקרים מורכבים יתכן וידרש מאמץ לא קטן להבין מאילו מסמכים נובעת היתרה. לדוגמה, הלקוח שלח תשלום על החשבון שקשה לשייך אותו לחשבונית אחת ספציפית. יתכן שהוא מכסה מספר חשבוניות ויתכן שהכיסוי הוא חלקי (נותרת חשבונית שלא שולמה במלואה)

בכדי לעזור למשתמש לזהות את במסמכים הרלוונטיים לחיושב ביתרה הוספנו למסמכים בכספית את השדה "סגור". כאשר מסמך הוא סגור הכוונה היא שהמסמך "מכוסה" על-ידי מסמך מתאים.

לדוגמה:

חשבונית מס "נסגרת" על-ידי קבלה אחת או יותר שסכומן מתאים לסכום החשבונית.

קבלה "נסגרת" על-ידי חשבונית מס אחת או יותר שסכומן מתאים לסכום הקבלה.

כספית מאפשרת למשתמש "לסגור" או "לפתוח" באופן ידני את המסמכים הבאים: חשבונית מס, קבלה, חש/עסקה. המסמכים חש/קבלה, חש/זיכוי, תעודת החזר "סגורים" מעצם טבעם.

כיצד ומתי כספית "סוגרת" את המסמכים:

שם המסמך	תיאור תהליך "הסגירה"
חשבונית מס	ביצירת חש מס היא "פתוחה". אם יוצרים קבלה לחשבונית קיימת (מפנקס חשבוניות מס או מתוך טופס חשבונית מס) כספית סוגרת את החשבונית בזמן ההדפסה של הקבלה אם סכום הקבלה גדול או שווה לסכום החשבונית. הערה: הלוגיקה עלולה "להישבר" כשיוצרים קבלה למספר חשבוניות מפנקס חשבוניות. לדוגמה: 2 חשבוניות, כ"א בסכום 1000 ₪, קבלה משותפת בסכום 1,500 ₪. כספית תסגור את שתי החשבוניות, כי סכום הקבלה גדול מכ"א מהן בנפרד. במקרה זה המשתמש צריך לבחור את אחת החשבוניות "ולפתוח" אותה באופן ידני. הפתיחה של החשבונית אינה משנה את סכום היתרה של הלקוח. המשמעות של "הפתיחה" היא בדו"ח יתרת לקוחות יהיה קל יותר לזהות את החשבונית שלא שולמה במלואה.
קבלה	ביצירת קבלה היא "פתוחה" כספית "סוגרת" קבלות במהלך ההדפסה שלהן: אם סכום החשבוניות שהודפסו (ושאינו מבוטלות) שקשורות לקבלה גדול או שווה מסכום הקבלה היא "סגורה", אחרת היא "פתוחה". וגם כל החשבוניות שהודפסו (ושאינן מבוטלות) שקשורות לקבלה הן "סגורות".
חשבונית/קבלה	חש/קבלה תמיד סגורה כי סכום חלק החשבונית חייב להיות זהה לסכום חלק הקבלה.
חשבונית/עסקה	ביצירת חש/עסקה היא "פתוחה". אם יוצרים חשבונית מס או חש/קבלה מחשבונית עסקה קיימת (מפנקס חשבוניות עסקה או מטופס חשבונית עסקה) כספית "סוגרת" את החש/עסקה מייד ביצירת החשבונית מס (או חש/קבלה). בניגוד לקבלות, כספית לא מחכה להדפסת החש/מס (או חש/קבלה) ולא בודקת התאמת סכומים.
חיוב מחשבונית ידנית	הפתיחה והסגירה נעשים על-ידי כספית. החיוב יהיה "סגור" אם קיימת קבלה ידנית שבפרטים שלה מופיע מספר החשבונית הידנית, אם אם הודפסה קבלה מכספית שמקושרת למספר של החשבונית הידנית.

אופן ההפעלה של מסך יתרת לקוחות ודו"ח יתרת לקוחות

הגישה למסך יתרת לקוחות היא מהמסך הראשי. במסך שתי לשוניות:

חובות של הלקוחות
חשבוניות שלא שולמו – מציג רשימה של חשבוניות שלא שולמו.

בלשונית חובות של הלקוחות ניתן לבחור האם לחשב את החוב לפי חשבוניות מס, חש/קבלה וקבלות או להוסיף גם חש/עסקה.

את דו"ח יתרת לקוחות מדפיסים מהכפתור הדפסה שבתחתית המסך.

בכדי להקל על הקריאה, הדו"ח מציג את המסמכים בצבעים שונים:

זיכויים: קבלות, חש/זיכוי בירוק
חש/עסקה בחום.
יתר המסמכים בשחור.
יתרת פתיחה של הלקוח בכתום.

דוגמאות לשימוש בדו"ח יתרת לקוחות

בדוגמאות הבאות נלך מן הקל אל הכבד מבחינת הסיבוך שיש בתסריט העסקי.

דוגמה א' – חשבונית מס

המשתמש הפיק את חשבונית מס 10000 ללקוח יאיר והדפיס אותה (אם החשבונית לא הודפסה אז היא לא נכנסת לחישובים של יתרת הלקוח):

אם נכנס לכרטיס הלקוח נראה שהחשבונית לא סגורה:

מסך יתרת לקוחות

דו"ח יתרת לקוחות

דוגמה ב' – נוסיף ללקוח יתרת פתיחה

בדוגמה זו נוסיף ללקוח יאיר יתרת פתיחה של -500 ₪ . כלומר הוא חייב לעסק 500 ₪ מחיובים קודמים לפני התחלת השימוש בכספית.

כרטיס הלקוח – שימו לב לשורה החדשה של יתרת פתיחה:

מסך יתרת לקוחות ודו"ח יתרת לקוחות

דוגמה ג' – הלקוח שילם את חשבונית 10000 במלואה

הלקוח שלח מזומן בסך 1000 ₪ ויש להפיק לו קבלה מתאימה:

הנה הקבלה:

במהלך הדפסת הקבלה, כספית "סגרה" את הקבלה ואת החשבונית משום שהסכום של הקבלה "מכסה" את החשבונית. כספית גם עדכנה את שדה הקישור מהחשבונית לקבלה:

אם נכנס לכרטיס לקוח:

דו"ח יתרת לקוחות יראה תמונה דומה:

דוגמה ד' – תשלום חלקי של חשבונית

המשכנו והפקנו ללקוח חשבונית נוספת על סך 2000 ₪. הפעם הלקוח שילם רק 1500 ₪. המשתמש הפיק קבלה על סך 1500 ₪ ורשם לעצמו וללקוח שמדובר בתשלום על החשבון:

במהלך ההדפסה כספית עדכנה את החשבונית במספר הקבלה אבל לא סגרה אותה כי סכום הקבלה קטו מסכום החשבונית:

דו"ח יתרת לקוחות

שם לב כיצד הדו"ח מאפשר לך לזהות את המסמכים "הפתוחים" (אלה שיוצרים את היתרה), ומאפשר לך לזהות את הקשרים בינהם.

דוגמה ה' – השלמת התשלום ותשלום יתר

הלקוח יאיר שלח 600 ₪ נוספים. הבעיה היא שסכום גדול מהיתרה של חשבונית 10001 (שהיא -500 ₪) ונותרת יתרה.

המשתמש עשה כך. הוא נכנס לחשבונית 10001 (ששולמה חלקית בקבלה 30001) ובחר להפיק קבלה נוספת:

המשתמש הקליק על NO וסימן לכספית ליצור קבלה חדשה. כספית יצרה קבלה חדשה (שמספרה יהיה 30002), המשתמש הזין בה 600 ₪, והדפיס אותה.

כספית עדכנה את החשבונית אבל לא סגרה אותה (כי סכום הקבלה קטן מסכום החשבונית).

כספית לא סגרה את הקבלות 30002 משום שהיא לא מתאימה בסכום שלה לחשבונית שהיא קשורות אליה (חשבונית מס 10001).

במקרה הזה המשתמש, "יסגור" את המסמכים באופן ידני, מאחר שהוא יודע שקבלות 30001 ו-30002 מכסות את חשבונית 10001. המשתמש "סוגר" את חשבונית מס 10001 על-ידי שהקליק בשדה [] שבעמודה של מס' קבלה בפנקס חשבוניות מס:

הוא ממשיך וסוגר גם את קבלה 30001, אבל משאיר את קבלה 30002 פתוחה, בכדי לסמן לעצמו שיש בה חוסר התאמה עם סכום החשבונית:

דו"ח יתרת לקוחות

ניתן לראות שהסימון של המסמכים הפתוחים, הקישור בין המסמכים וההערות שהמשתמש רשם לעצמו, מאפשרים לזהות מדוע היתרה היא -400 ₪: יתרת פתיחה, וחשבוניות וקבלות לא מאוזנות.

דוגמה ו' – חשבונית עסקה

בדוגמה זו המשתמש מפיק חשבונית עסקה ללקוחה פזית:

אם נכנס למסך יתרת לקוחות, ונבחר באופציה "כולל חשבוניות עסקה" תוצג היתרה של פזית:

דו"ח יתרת לקוחות

דו"ח יתרת לקוחות יציג בבירור מהיכן החוב:

דוגמה ז' – הפקת חשבונית מס/קבלה חלקית מחשבונית עסקה

הלקוחה פזית שלחה תשלום חלקי בסך 3000 ₪. נותרה יתרת חוב של 1000 ₪.

המשתמש נכנס למסך חשבונית/עסקה ומפיק משם חשבונית/קבלה על הסכום שהתקבל. מאחר שחש/קבלה חייבת להיות מאוזנת (כלומר סכום הקבלה שווה לסכום החשבונית) המשתמש שינה את סכום החשבונית ל-3000 ₪ כולל מע"מ.

הוא רשם לעצמו שמדובר שתשלום חלקי והזכיר זאת גם ללקוח:

בניגוד ליצירת קבלות כספית סוגרת את חש/העסקה מייד ביצירת החש/קבלה. המשתמש שרוצה לסן שהחש/עסקה לא שולמה במלואה, "פותח" ידנית את החש/עסקה.

החש/קבלה "סגורה" אוטומטית משוםש שחלק הקבלה שלה תמיד "סוגר" את חלק החשבונית.

דו"ח יתרת לקוחות

כספית מציגה למשתמש את הסכום האפקטיבי של החש/עסקה. הסכום האפקטיבי הוא הסכום של חש/עסקה אחרי שחיסרנו ממנה את הסכום של חש/מס וחש/קבלה שהופקו כנגדה.

במקרה זה קל מאד לראות את התפתחות החוב:

ניתן לראות את הקישור בין חש/עסקה 5000 לחש/קבלה 20000. הסכום האפקטיבי של חש/עסקה 5000 הוא 1000 ₪, היא מסומנת כ"פתוחה" (כלומר, לא שולמה במלואה) וזהו בדיוק החוב.

דוגמה ח' – הלקוחה פזית ביקשה לקבל חש/מס על יתרת החוב

זהו תסריט שנועד להדגים הפקה משולבת של חשבונית מס וחש/קבלה מחש/עסקה, ומצב של כיסוי מלא של חש/עסקה.

המשתמש רשם ללקוח ולעצמו הערות בכדי שידע להבין בעתיד את התפתחות החוב.

כספית סגרה את חש/עסקה 5000 מיד בהפקת חש מס 10002. חש/מס 10002 תשאר פתוחה עד לתשלומה. שם לב לפרטים הבאים:

הסכום האפקטיבי של חש/עסקה 5000 הוא 0.
לחש/מס 10002 אין קבלה ולכן יתרת החוב היא הסכום המלא של חש/מס 10002.

דוגמה ט' – החזרת שיק ללקוח

השיק של הלקוחה פזית מחש/קבלה 20000 חזר. המשתמש הפיק תעודת החזר ותיעד את סיבת ההחזרה (נלמ = נא לפנות למושך), ואח"כ שלח את השיק חזרה ללקוחה. מה יתרת הלקוחה?

דוגמה י' – הכנסות ידניות – חשבונית ידנית

בדוגמה זו המשתמש מזין חשבונית מס ידנית שהוא הפיק ללקוח ליאור:

לאחר שהמשתמש העביר את התנועה מהמאגר הזמני למאגר הקבוע יתרת הלקוח נראית כך:

דוגמה יא' – הלקוח שילם על החשבון והופקה לו קבלה ידנית

הלקוח ליאור שילם 600 ₪ על החשבון והופקה לו קבלה ידנית:

שם לב שהמשתמש הזין את מספר החשבונית הידנית בשדה פרטים בכדי לקשור את הקבלה לחשבונית.

דו"ח יתרת לקוחות

שם לב שהחשבונית הידנית אינה סגורה כי התשלום היה חלקי.

דוגמה יב' – הלקוח משלם את יתרת החוב ומופקת לו קבלה מכספית

הלקוח שילם 400 ₪ עבור היתרה של חשבונית ידנית 99100, המשתמש הפיק לו קבלה מכספית וקשר את הקבלה לחשבונית הידנית:

כספית לא תסגור את הקבלה משום שלא קיית חשבונית (של כספית) מספר 99100. לכן, לאחר הדפסת הקבלה המשתמש "סוגר" את הקבלה באופן ידני לציין לעצמו שהיא סוגרת את החוב.

בשלב זה יתרת החוב של הלקוח ליאור היא ,0 ולכן הוא לא יוצג בדו"ח יתרת לקוחות.

למען הדוגמה (בכדי שהלקוח ליאור יוצג בדו"ח יתרת לקוחות), נניח שהמשתמש המשיך והפיק ללקוח ליאור את חשבונית מס 10004 על סך 100 ₪.

דו"ח יתרת לקוחות

ניתן לראות שחשבונית ידנית 99100 סגורה מאחר שהיא שולמה בקבלות 97100 ו-30003.

קל לזהות את המקור ליתרת הלקוח מאחר שיש רק מסמך אחד שאינו סגור.

דוגמה יג' – עסקה בתשלומים

בדוגמה הבאה הלקוחה אופירה צדוק שילמה מראש 6,000 ₪ ב-10 תשלומים של 600 ₪. אנחנו נציג את המצב לאחר שהופקו לה שתי חשבוניות לשיקים שנפרעו. כספית לא סגרה את הקבלה משום שהחשבוניות שקשורות אליה עדיין לא הגיעו ל-6,000 ₪.

דוגמה יד' – חשבונית זיכוי

בדוגמה זו זיכינו את הלקוחה אופירה ב-200 ₪ בחשבונית זיכוי:

משלוח של הדו"ח ללקוח

ישנם מיקרים בהם יש צורך לשלוח את הדו"ח ללקוח. לדוגמה: מחלוקת על החוב. ניתן לשלוח אחד משני מסמכים:

להדפיס את דו"ח יתרת לקוחות, "לגזור" ממנו את הנתונים של הלקוח המדובר, ולשלוח ללקוח.
להכנס לכרטיס לקוח ללשונית "תנועות לקוחות" ולהדפיס את הכרטסת. האינפורמציה זהה לאינפורמציה שבדו"ח יתרת לקוחות, אבל מאורגת בשני טורים (כמו בדף בנק):