חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש

21. תזרים מזומנים

מהו הוא תזרים מזומנים?

ניתן להגדיר תזרים מזומנים כניסיון לחזות במדויק ככל שניתן את היתרה העתידית בחשבון הבנק של העסק .

מדוע זה בכלל חשוב?

המזומנים, או ליתר דיוק המזומנים שנמצאים בחשבון הבנק של העסק, הם החמצן הפיננסי שלו. כמו שגם אדם בריא ללא חמצן יאבד את ההכרה בתוך 3 עד 4 דקות , גם העסק המוצלח ביותר יאבד את ההכרה הפיננסית שלו ללא מזומנים.

איבוד ההכרה הפיננסי משמעותו הוא שיקים חוזרים, ספקים שמפסיקים לספק סחורה, ומייד אחר כך המוות העסקי: פשיטת הרגל.

כאשר אתה נכנס לאתר האינטרנט של הבנק לבדוק את היתרה בחשבון, אתה עוסק בתזרים מזומנים. יתרה חיובית או לכל הפחות מעל למינוס המרבי שנקבע לך, מאפשרת לך לשלם לספקים ולהמשיך להריץ את העסק. יתרה שלילית, תוביל במהירות לספיראלה שלילית שתקבור את העסק.

כיצד מנהלים תזרים מזומנים?

כאשר העסק קטן ניתן לנהל את תזרים המזומנים "בראש" או בעזרת פתק נייר. יש הוצאות קבועות פחות או יותר: חשמל, בזק, כרטיס האשראי של העסק, ויש מספר קטן של לקוחות. קל לזכור שביום שני אמור להיכנס תשלום מלקוח א' ושביום ד' נפקיד את השיק הדחוי של לקוח ב'.

 כשהעסק גדל במקצת מרגישים שאין בזה די.

השלב הבא הוא ניהול של תזרים מזומנים באקסל. לא קשה לבנות גיליון אקסל שיממש תזרים מזומנים. כל מה שצריך הוא להזין שורות של הוצאות צפויות ושל הכנסות צפויות ולהוסיף ולחסר לפי הצורך. היתרון הגדול של מערכת כזו הוא הפשטות שלה, ובכך שהיא למעשה חינם.

החסרונות  של מערכת כזו הם:

  • קשה להזין הוצאות והכנסות מחזוריות. לדוגמה: הוצאה חודשית של חשבון הטלפון צריך להעתיק פעם אחר פעם.
  • ה"מערכת" אינה מסונכרנת עם חשבון הבנק של העסק. בעוד שתזרים המזומנים הוא "החלום", חשבון הבנק הוא המציאות. חובה לסנכרן מדי תקופה (רצוי כל כמה ימים) בין מה שחזינו לבין מה שקרה בפועל. לדוגמא: העברה בנקאית שציפינו שתכנס לא נכנסה, מצד שני שיק שלא זכרנו להכניס לתזרים כן נכנס וכו'.
  • צריך להעתיק נתונים ידניים מכספית. כלומר, אם הוצאנו חשבונית שתאריך התשלום הצפוי שלה הוא סוף החודש הבא, נצטרך להזין את השורה ידנית. אם הוצאנו קבלה, נצטרך להזין גם אותה ידנית.

אם אתם רוצים לחסוך את העבודה של בניית הגיליון, ולקבל גיליון מוכן, ניתן להוריד גיליון אקסל של תזרים מזומנים מהאתר של חברת פארטו.

נקווה שהעסק ימשיך לגדול, ומספר התנועות בתזרים יגדל גם הוא. בשלב זה מרגישים צורך לעבור לתוכנה ייעודית לניהול תזרים מזומנים.

אני התחלתי להשתמש בתוכנת תזרים מזומנים של חברת אמיר לפני כשלשה חודשים.

מדוע?

ככל שכספית גדלה כך גדלו גם התנודות בחשבון הבנק. לא אהבתי את ה"הפתעות" שהיו לי, שבהם עשרות אלפי ₪ שהיו בחשבון של החברה "התאדו" במספר ימים ספורים, בדרך כלל סביב 10-15 בחודש, כתוצאה מתשלום משכורות, ביטוח לאומי, מקדמות מס, ביטוחים וכו'. הרגשתי שאני "מנחש" מה צפוי, ולא ממש יודע מה קורה.

לאחר שהתחלתי להשתמש באפליקציה הרגשתי שוב בשליטה על התזרים. דרך אגב, נראה לי שעצם העיסוק בו נתן לי הבנה טובה יותר של זרימת הכספים בחברה.

תוכנת תזרים מזומנים היא לא היחידה. אנחנו נסקור כאן שלש תוכנות כאלה:

תזרים מזומנים

ישנה הסכמה, שהאפליקציה המובילה בשוק היא תזרים מזומנים של חברת אמיר.

האפליקציה מאפשרת לך להכניס הוצאות והכנסות מחזוריות (תשלום לחברת חשמל בהוראת קבע כל חודשיים, תשלום חודשי לבזק וכו').

היתרון הגדול של תזרים הוא החיבור שלה לאתרי האינטרנט של הבנקים. ניתן לגשת מתוך התוכנה לאתר של הבנק. התוכנה שולפת אוטומטית לגמרי את התנועות האחרונות מהחשבון ומבצעת התאמה למה שהיה חזוי בתזרים. יש מודול להתאמה אוטומטית וניתן לבצע כמובן התאמה ידנית. בסיום התהליך התוכנה קובעת "תאריך איפוס" חדש שהוא יהיה הבסיס להתאמת הבנק הבאה.

מניסיון אישי שלי התהליך יעיל, מהיר ומוצלח מאד. מכיוון שמדובר בתהליך אוטומטי ניתן לבצע אותו אפילו כל יום, וזה מגדיל מאד את אמינות של התזרים.

ניתן לשייך סבירות מספרית לכל תנועה (מספר בין +1 ל-+8 להכנסות, ובין -1 ל- -8 להוצאות). זה משמש להכניס את הגורם של אי הודאות לתזרים.

תזרים גם מתממשקת לכספית. ניתן לייבא מכספית את החשבוניות (תשלומים צפויים), ואת התשלומים בפועל (קבלות). וכן, תזרים יודעת להחליף תשלום צפוי (החשבונית) בתשלום בפועל (הקבלה).

חיסרון אחד:

התוכנה ממומשת באקסס 2002. כספית רצה רק על אקסס 2003 או מאוחר יותר. זה גורם לצורך להחליף כל פעם בין הגרסאות של אקסס. איתן, המנכ"ל של תזרים, עדכן אותי לאחרונה, שהם עובדים על גרסה חדשה מבוססת .Net, והיא תהיה מוכנה לקראת סוף שנת 2011.

Cash Control

חברת פארטו שהזכרנו קודם משלימה בימים אלה (6/2011) את הפיתוח של Cash Control, תוכנת תזרים מזומנים חדשה.

התוכנה עדיין לא הופצה לקהל הרחב. אנחנו קיבלנו אפשרות לבדוק את התוכנה בשלב הבטא שלה, והתרשמתי ממנה לטובה.

אנחנו מתכננים להתממשק גם לתוכנה זו.

תזרים כספים

אפליקציה מבוססת WEB של תזרים מזומנים.

אנחנו מתכננים ליצור ממשק גם עם תוכנה זו.

כיצד משתמשים בתזרים מזומנים?

ישנן מספר אפשרויות להשתמש בתזרים ככלי לניהול העסק. אני אישית משתמש בו בכדי לתכנן את ההעברות של המשכורות לעובדים, משיכות של כספים מהעסק לטובת החשבון האישי שלי, והפקדה ופירעון של פקמי"ים. הנה מספר פרטים:

תנועות מחזוריות

חשוב שיהיה פשוט להזין הוצאות והכנסות מחזוריות. למה הכוונה? 

בכל עסק ישנן הוצאות קבועות (חשמל, טלפון, שכ"ד), ולעיתים קרובות גם הכנסות קרובות (זיכויים מכרטיסי אשראי, לקוחות קבועים שמשלמים כל X בחודש). רצוי מאד שתהיה אפשרות בתוכנה להזין את ההוצאות וההכנסות האלה, ולפרוש אותן על פני השנה בתדירות הרצויה (לדוגמה: מקדמות מס פעם בחודש, מע"מ פעם בחודשיים, עמלות לבנק פעם ברבעון). זה חוסך זמן וטעויות.

חשוב גם שתהיה אפשרות לשנות כל תנועה בנפרד מיתר התנועות או לשנות את כל התנועות יחדיו.

בהתחלת העבודה הזנתי את ההוצאות וההכנסות הקבועות של כספית. אחר כך עברתי לעבודה שוטפת. עיקר הפעילות של היא סביב 28-15 בחודש שאחר כך:

מרבית הלקוחות של כספית משלמים בכרטיסי אשראי. לכן ההעברות הכספים מחברת ישראכרט ב-2 וב-8 בחודש הן ההפקדות העיקריות בחשבון שלנו.

לקראת סוף החודש אני בודק באתר של ישראכרט מתי וכמה יהיו ההפקדות בחודש הבא.

אני בודק באתר של לאומי מה יהיה התשלום הצפוי של כרטיס האשראי של כספית ב-15 בחודש.

בערך ב-8 בחודש אני מקבל מרואה החשבון שלנו את הסכומים של הביטוח הלאומי, ביטוחי מנהלים, המע"מ, מקדמות המס, וניכויים שצפויים ב-15 בחודש.

אני מזין את כל הנתונים לתזרים, ואז אני יכול לתכנן מתי לשלם לעובדים, ומתי להעביר כסף לחשבון האישי שלנו. 

מדי יומיים-שלשה אני מתחבר לאתר של לאומי ומעדכן את התזרים החזוי במה שקרה בפועל בבנק ("התאמות בנקים"). יפה לראות כיצד האפליקציה "מזיזה" שיקים, שחשבתי שיכנסו, אבל לא נכנסו בפועל, ליום הבא.

התזרים מאפשר לי שליטה על מה שיקרה בחשבון ובעיקר מאפשר לי לצפות בעיות תזרימיות (בפשטות: הגענו לתחתית מסגרת האשראי). במקרה זה אני יכול להזדרז לגבות ולהפקיד שיקים מלקוחות שמשלמים בשיקים, או לבקש מהסניף להגדיל זמנית את המסגרת.

הנה אפשרות נוספות להשתמש בתזרים (אני מתבסס על מאמר שקראתי באתר של אמיר):

אם המטרה של העסק היא לצאת מן האובדרפט שבו הוא נמצא, אפשר להגדיר מסגרת חודשית של תשלומים לספקים. ישנם ספקים שאי אפשר לא לשלם להם: חברת חשמל, בזק, סלולר, בעל הבית. בדרך כלל התשלום יורד בהוראות קבע/כרטיסי אשראי או שיקים דחויים. מצד שני יש ספקים שבהחלט אפשר "למשוך". נכון שראוי לשלם בזמן, אבל מה אם המחיר הוא כניסה לחריגה לא מתוכננת בחשבון ? ...

מקצים מסגרת תשלום לספקים האחרים, וברגע שמגיעים למסגרת פשוט דוחים את התשלום לחודש הבא.




<< חזרה לרשימת השיעורים של הקורס

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325