יצוא של נתונים מכספית לחשבשבת

הקדמה

כספית (החל מגרסה 3.127 ואילך) מכילה מודול יצוא משוכלל ליצוא הנתונים של כספית לחשבשבת. להלן הסבר כיצד לייצא נתונים מכספית ולקלוט אותם בחשבשבת. המטרות של היצוא מכספית לחשבשבת הן:

1. לאפשר לרואה החשבון ליצור קובץ PCN874 בחשבשבת ולשדר אותו לרשות המיסים.
2. לאפשר לרואה החשבון ליצור דו"ח מקדמות מס ודוח מע"מ.

פורמט היצוא של כספית מתאים לקליטה הן בחשבשבת DOS והן בחשבשבת חלונות.

לקוחות כללי – כן או לא?

מאחר שמדובר בשתי תוכנות שכל אחת עובדת בנפרד ומנהלת את הנתונים שלה בנפרד צריך להחליט, האם אנחנו רוצים לקלוט את כל ההכנסות (חשבוניות, חש/קבלה) לזכות חשבון לקוחות כללי בחשבשבת, או שאנחנו רוצים לשייך כל חשבונית ללקוח נפרד?

א. יתרונות לקליטה ללקוחות כללי – מפשט את ניהול החשבונות בחשבשבת. אם המטרה של היבוא לחשבשבת היא רק ליצור דו"ח מע"מ ודו"ח מקדמות מס (ואין צורך בשידור קובץ PCN874), אז זיכוי של לקוחות כללי בכל החשבוניות הוא רעיון טוב.

 ב. חיסרון – אם רוצים ליצור מן הנתונים קובץ PCN874 ולשדר אותו למע"מ, חייבים ליצור חשבון לקוח לכל חשבון של לקוח בכספית, ולקלוט כל חשבונית ללקוח נפרד בחשבשבת. לשמחתינו, כספית מאפשרת לקלוט את הלקוחות באופן ממוכן, ואין צורך בעבודה ידנית מיגעת.

הכנות בחשבשבת

לפני שקולטים את התנועות בפעם הראשונה בחשבשבת יש להגדיר חשבונות עבור:

1. הכנסות – הכנסות שיש לגבות עליהן מע"מ

2. הכנסות פטורות – הכנסות פטורות ממע"מ.

3. קופה – חשבון שאותו נחייב בתקבולים. אם רוצים לפצל את התקבולים לקופת מזומן, שיקים, אשראי אז צריך להגדיר חשבונות מתאימים.

4. ניכוי במקור – חשבון שאותו נחייב בניכויים במקור.

בשלב הבא, מגדירים ארבעה סיוגי תנועות. דרושים הסיווגים הבאים:

1. סוג תנועה למכירות שכוללות מע"מ.

2. סוג תנועה למכירות פטורות או מכירות שאינו כוללות מע"מ.

3. סוג תנועה לקבלות – בו יקלטו הסכומים של הקבלות אחרי הניכוי במקור.

4. סוג תנועה לניכוי במקור – בו יקלטו הסכומים של הניכוי במקור.

דוגמאות לסוגי תנועות בחשבשבת DOS

הנה דוגמאות להגדרת סוגי התנועה בחשבשבת DOS. שם לב שהמע"מ בדוגמה הוא 16%. אם אחוז המע"מ השתנה יש להגדיר את הסוגים עם אחוז המע"מ העדכני.

דוגמאות לסוגי תנועות בחשבשבת חלונות

הנה דוגמאות להגדרת סוגי התנועה בחשבשבת חלונות. שם לב שהמע"מ בדוגמה הוא 16%. אם אחוז המעמ השתנה יש להגדיר את הסוגים עם אחוז המע"מ העדכני.

שם לב במיוחד לקליטה של תנועות בתקופה שמיד לאחר שינוי אחוז המעמ. אם המע"מ השתנה ביום 1/7/XXXX אז קודם כל קלוט את כל החשבוניות שהופקו עד 30/6/XXXX לפני שאתה משנה את אחוז המע"מ בסיווגי התנועה.

הערה: הקודים שניתנו לסיווגי התנועה (10, 11 וכו') הם שרירותיים לגמרי. אפשר להשתמש בכל צירוף אלפאנומרי שחשבשבת מאפשרת.

מה לגבי סינכרון חשבונות הלקוחות בין כספית לחשבשבת?

חלק מתהליך הקליטה של הנתונים מכספית הוא קליטה של חשבונות הלקוח. כלומר, כספית מייצאת עבורנו את חשבונות הלקוח ואנו קולטים אותם בחשבשבת.

האופן שמודול היצוא של כספית עובד הוא לייצא בכל פעם את כל הלקוחות שישנם בכספית.

במקרה של עדכון של פרטים של הלקוח יכולה להיות בעיה:
א. אם עדכנת רק שדות אינפומטיביים (כתובת, טלפון וכו'), אז לא, אין בזה בעיה. חשבשבת מעדכנת את כרטיסי הלקוחות בנתונים שהשתנו בכספית.
ב. אם שינית את שם העסק בכספית, אז כן תווצר בעיה. שם העסק משתמש כמפתח של החשבון בחשבשבת. שינוי של שם העסק יגרום לפתיחה של חשבון חדש בחשבשבת. עדכן את רואה החשבון בשינויים אלו.

טופס עבור רואה החשבון

הנה טופס שאתה יכול להדפיס או לשלוח לרואה החשבון ולבקש ממנו למלא עבורך:

ההפעלה של כספית

1. מפעילים את כספית.
   
2. מהמסך הראשי נכנסים למסך מימשק דוחות.
   
3. לוחצים על הכפתור יצוא לחשבשבת.
   
4. ממלאים את הטופס.
   הערכים שבעמודה מס' חשבון בחשבשבת (=שמות החשבונות) הם דוגמה בלבד.
   אתה יכול כמובן להגדיר את שמות החשבונות כפי שאתה רגיל להם.  שם החשבון בחשבשבת יכול להיות נומרי או אלפאנומרי. זה ממש לא משנה לכספית.
   
   
   

ישנן שתי שיטות לייצא לחשבשבת (ראה במבוא):

א. לקוחות כללי – כספית תזכה רק חשבון אחד שמייצג את כל הלקוחות.

ב. שיוך של כל חשבונית (וקבלה וכו') ללקוח ספצפי בחשבשבת.

הדוגמה לעיל היא לשיוך חשבוניות לחשבון לקוחות כללי. אם אתה משייך חשבוניות ללקוחות אינדבידואלים אז סמן בשדה המתאים.

מספר התחלתי של הלקוחות בחשבשבת - אם אתה קולט את החשבונות של הלקוחות מכספית (ומשייך להם את החשבוניות והקבלות) אז הכנס את המספר ההתחלתי שממנו אתה קוצה שכספית תמספר את הלקוחות. לדוגמה:

אם תכניס בשדה 70000 אז לקוח 24 בכספית ימופה לחשבון 70024 בחשבשבת.

ישנן שתי שיטות לפורמט היצוא לחשבשבת:

א. פורמט קצר – בפורמט זה תנועת יומן של חשבונית תועבר ב-3 שורות (חיוב של הלקוח, זיכוי מכירות, זיכוי מע"מ עסקאות).

ב. פורמט ארוך – שורה אחת שמכילה את שלשת החשבונות.

אם המטרה שלך היא לייצר קובץ PCN874 ולשדר אותו למע"מ:

בחר ב-שייך את ההכנסות ללקוחות (ולא ללקוחות כללי).

פורמט מפתח החשבון של הלקוח – נומרי או אלפאנומרי. לפי מה שמתאים

פורמט היצוא של החשבוניות לחשבשבת – פורמט מפורט

5. לוחצים על יצוא נתונים.

א. חשוב להקפיד לייצא בכל פעם תקופה אחרת של הנתונים.

לדוגמה, 1/1/2011 – 31/1/2011, בחודש הבא: 1/2/1011 – 28/2/2011.

ב. אם לא נקפיד על כך, כספית תיצור תנועות כפולות בחשבשבת. הכוונה שחשבוניות יופיעו פעמיים ביומן בחשבשבת כי הן יוצאו פעמיים מכספית.

6. כספית מייצרת את הקבצים הבאים בתיקיה של כספית:

א. Movin.dat – נתונים של היומן. כלומר, חשבוניות, קבלות וכו'.

ב. HESHIN.DAT – נתונים של חשבונות הלקוחות

7. מעתיקים את הקבצים הבאים מהתיקיה של כספית לחשבשבת:

א. Movin.dat

ב. HESHIN.DAT

ג. HESHIN.PRM – קובץ פרמטרים שמותקן עם כספית. הקובץ מגדיר את מבנה הקובץ HESHIN.DAT

חשבשבת DOS

מעתיקים את הקבצים לתיקית החברה. לדוגמה: H:\hash2010\brsl2010

חשבשבת חלונות

מעתיקים את הקבצים לתיקיה של מסמכי חשבשבת. לדוגמה: C:\Users\Dror\Documents\HashDoc\Heshin.prm

ההפעלה של חשבשבת

צעד 1 - קליטת חשבונות

8. עוברים לחשבשבת ומבצעים את הפעולות הבאות:
א. קולטים את קובץ הלקוחות ...
בחשבשבת DOS –

בחשבשבת חלונות
1. כללי, ממשקים, יבוא חשבונות

2. מוודאים שהקבצים נמצאים בתיקיה של חשבשבת, ומיבאים אותם (ייבוא מקובץ טקסט):

3. אם הפעולה הסתיימה בהצלחה, חשבשבת תציג הודעה מתאימה.

צעד 2- קליטת תנועות יומן  בשיטה המפורטת (חשבוניות, קבלות וחש/קבלה)

ב. קולטים את תנועות היומן (חשבוניות, קבלות וכו'):

בחשבשבת DOS ...

ולבחור קליטת נתונים מיומן זר.

בחשבשבת חלונות

1. מפעלים את המימשק דרך: כללי, מימשקים, יבוא תנועות הנהח

2. מקליקים על יבוא בשיטה המפורטת.

3. אם היבוא הסתיים בהצלחה, חשבשבת תציג הודעה מתאימה.

בדיקות תקינות בחשבשבת לאחר שהקבצים נקלטו

בחשבשבת כדאי לבצע מספר בדיקות תקינות של הנתונים:

1. לבדוק את החשבונות של הלקוחות. חשבון תקין נראה דומה לזה:

א. המפתח של הלקוח הוא חמש האותיות הראשונות של שם הלקוח בכספית + מספר הלקוח בכספית. בשל בעיות תרגום בין חלונות ל-DOS המספר מתהפך. אין לזה כל חשיבות. המטרה היא להבטיח שהמפתח יהיה יחודי בחשבשבת. כך, גם אם יהיה לקוח נוסף בשם סיגנל טורס המפתחות שלהם יהיו שונים.

ב.  השדה עיסוק מכיל את תאריך העדכון האחרון של הלקוח ביבוא מכספית.

ג. השדה הערות מכיל את מספר הלקוח בכספית. במקרה זה: 557.

ד. כספית מייצאת את מספר העוסק המורשה של הלקוח לחשבשבת. ניתן לצפות בו כאן:

2. לבדוק את המנה שקלטנו:

אם המנה תקינה אפשר לקלוט אותה בחשבשבת.

בזה הסתיים יצוא התנועות מכספית לחשבשבת.

שאלות נוספות

1. כיצד מייצרים את הקובץ HESHIN.DAT שכולל את פרטי הלקוחות?

הקובץ נוצר אוטמטית בכל פעולה של יצוא נתונים מכספית לחשבשבת.

2. אני צריך את מספר העוסק מורשה של הלקוחות (או .ז. עבור לקוח פרטיים)  בחשבון בחשבשבת בכדי שאוכל לייצא אותם ל PCN874. כיצד להעביר אותו מכספית לחשבשבת?

א. הכנס לכספית וודא שלכל הלקוחות הוזן מספר העוסק המורשה בכרטיס הלקוח שלהם בכספית.

אתה יכול להעזר ביכולת של כספית ליצא את רשימת הלקוחות לקובץ אקסל (רשימת לקוחות וספקים, יצא לאקסל) בכדי לקבל תמונה מהירה למי מהלקוחות בחסר ערך בשדה עוסק מורשה.

ב. יצא את הנתונים מכספית דרך ממשק יצוא לחשבשבת.

ג. קלוט את הקובץ HESHIN.DAT דרך ממשק קלוט נתונים לקובץ חשבונות.

חשבשבת תעדכן את החשבונות של הלקוחות עם מספר העוסק המורשה שלהם שיוצא מכספית.

3. הקובץ Heshin.dat מכיל את כל הלקוחות. אני טוען אותו בכל פעם שאני מייבא את הנתונים בכספית. כלומר, הלקוחות נטענים שוב ושב. האם אין בכך בעיה?

אם עדכנת רק שדות אינפומטיביים (כתובת, טלפון, מספר עוסק מורשה וכו'), אז לא, אין בזה בעיה. חשבשבת מעדכנת את כרטיסי הלקוחות בנתונים שהשתנו בכספית.

 אם שינית את שם העסק בכספית, אז כן תווצר בעיה.

שם העסק משתמש כמפתח של החשבון בחשבשבת. שינוי של שם העסק יגרום לפתיחה של חשבון חדש בחשבשבת. עדכן את רואה החשבון בשינויים אלו.