החובה לנהל ספר הזמנות

כתב: דרור סדן, מנהל, כספית תוכנה בע"מ

לאחרונה (5/2012) השתתפתי ביום עיון בנושא הוראות ניהול ספרים. הנה עניין אחד חשוב שלמדתי ביום העיון. הוא רלוונטי לכל מי שנותן שירותים:

ביום 1/4/2012 פורסם תיקון 42 לחוק המע"מ שמאפשר לדחות את מועד ההפקה של חשבונית המס ליום שבו קיבלנו את התשלום עבור השירות (לפני התיקון החובה הייתה להפיק את החשבונית תוך 14 ימים מיום מתן השירות).

זה לא חדש. מה שלמדתי ביום העיון הוא שחובה לשם לב לסעיף 17 בתקנות:

מועד עריכת התעוד
17.
(א) תעוד פנים על תקבול, על מכירה, על משלוח או הובלת טובין ועל שירות שניתן, ייערך סמוך לביצוע הפעולה, אולם
(1) לגבי מכירה ניתן לערוך סמוך לביצוע הפעולה תעודת משלוח בתנאי שהחשבונית תיערך במועדים שנקבעו בסעיף 46 לחוק מע"מ;
(2) לגבי שירות שניתן, אם נרשמה הזמנה לגבי אותו שירות בספר הזמנות סמוך לקבלתה, ניתן לערוך חשבונית במועדים שנקבעו בסעיף 46 לחוק מע"מ;

…

דהינו, ניתן לדחות את הפקת החשבונית לפי מה המפורט בחוק המע"מ (=למועד קבלת התשלום), אך ורק אם מנהלים ספר הזמנות.

מה זה ספר הזמנות?

התקנות מפרטות כך:

ספר הזמנות
.15
(א) ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.
­ (ב) בספר ההזמנות יירשמו
(1) מספר סידורי של ההזמנה;
(2) תאריך קבלת ההזמנה;
(3) שם המזמין ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום -- אין חובה לציינו ­ ;
(4) תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט את התעוד שבו נכלל התיאור האמור.

פרשנות (שלי … -- דרור):

זהו ספר "כרוך" (כלומר, זה לא יכול להיות קובץ אקסל, אאוטלוק, או דפדפת ללא מספור, אלא חייב להיות פנקס כרוך שבו הדפים מוספרו מראש) שבו מפרטים כל הזמנה או מפנים לפירוט אחר (כמו חוזה, או מסמך וורד)

אז מה עושים?

מי שלא רוצה לנהל הזמנות שילא ידחה את ההפקה של חשבוניות מס, אלא יפיק אותן תוך 14 יום מיום מתן השירות.

מי שכן רוצה לדחות, יכול פשוט להשתמש בפנקס ההזמנות בכספית. דרך אגב, גם ללא החובה שמטילות התקנות, זה רעיון טוב להפיק הזמנת עבודה ולהחתים את הלקוח. זה יוצר קשר חוזי מחייב בינכם לבינו.

---